Si bien es cierto que centros de formación, academias de idiomas y escuelas infantiles difieren en mayor o menor medida en aspectos básicos como la clientela, los contenidos educativos o la propia actividad que hay día a día en sus aulas, a nivel de gestión podríamos afirmar que comparten los pilares principales que conforman la estructura de su funcionamiento.
La gestión de estos tres tipos de centro suele tener un elevado nivel de complejidad desde el punto de vista organizacional debido al hecho de que este tipo de centros tienen dos ramas internas de gestión, una primera rama de gestión empresarial y una segunda de gestión educativa. Es por ello, que para alcanzar la cima de la curva de productividad de nuestro centro y a la vez ofrecer servicios educativos y formativos de calidad, hay que tener muy bien definida nuestra estrategia de gestión del centro.
A continuación, os exponemos un total de siete recomendaciones para que nuestro centro, academia o escuela infantil llegue a funcionar de forma eficiente y a la vez se garantice un servicio de calidad óptima a nuestros clientes:
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- Delimita perfectamente las diferentes funciones del personal interno de tu centro y define las actividades que cada función deberá acometer. La diferencia de edad entre nuestro personal, el nivel de formación recibida o incluso el lugar donde nuestro personal haya recibido la formación pueden generar discordancia a la hora de establecer las actividades que cada uno ha de cometer en su labor como docente, coordinador, administrativo, secretario o cualquier otra función que pueda existir en centros de este tipo. Por ello es conveniente tener bien definidas las diferentes funciones del centro, de esta forma evitaremos discrepancias internas entre nuestro personal.
- Establece protocolos de actuación para cada una de las funciones. Puede parecer una actividad demasiado ardua para lo que luego pueda aportar a nuestro día a día, pero como solemos decir en MyEducAPP, cuanto menos dejemos a la aleatoriedad, mejor. El hecho de ser metódico va a generar con el paso del tiempo un enorme crecimiento en la eficiencia de nuestro personal, pues al repetir un proceso una y otra vez, conseguiremos que cada vez se haga de forma más ágil y, en definitiva, más eficiente.
- Utiliza un panel de control para transmitir las tareas a realizar en nuestro centro. Como directoras/es de nuestro centro, academia o escuela infantil, es necesario tener el control sobre nuestros empleados y sus tareas a realizar. Para ello, la utilización de un gestor de tareas digital en nuestro centro va a hacer que la transmisión de tareas sea transparente y eficaz a partir de su panel de control y de esta forma garantizaremos el correcto desempeño de nuestros empleados, así como el control constante de nuestro centro y de su funcionamiento. Al fin y al cabo, cada día se hace más necesaria la transformación digital de nuestros centros, tal como pudimos ver en un uno de artículos anteriores artículos.
- Utiliza canales de comunicación que sean eficaces y de calidad. La comunicación en un centro de estas características es vital tanto a nivel interno como externo. A nivel interno para garantizar un correcto funcionamiento y coordinación del personal. A nivel externo y educativo es imprescindible tener una comunicación eficaz y de confianza entre centro, equipo docente, alumnos y familiares, fomentando en la medida de lo posible la implicación de todos estos agentes en los procesos educativos y formativos. Para garantizar una comunicación eficaz y de confianza entre nuestros clientes se aconseja utilizar canales de comunicación digitales y especializados en este tipo de centros, consiguiendo de este modo una considerable optimización y profesionalización de nuestro centro, tal y como pudimos ver en uno de nuestros posts anteriores. El uso de plataformas gratuitas como WhatsApp pueden suponer a la larga un agravio para nuestro centro, tal como vimos en nuestro post sobre el enemigo camuflado que estas plataformas pueden suponer para nuestros centros.
- Establece una estrategia de marketing acorde a tu centro y a sus características. Dentro de la gestión de cualquier empresa, a día de hoy las actividades de marketing tienen una importancia primordial para garantizar su subsistencia y crecimiento. En los centros, academias y escuelas no es muy diferente. El desarrollo de actividades de marketing que sean efectivas y lleguen a nuestros clientes potenciales pueden suponer una ventaja vital respecto a nuestros competidores. Por este motivo se aconseja esforzarse en elaborar una estrategia adecuada de marketing utilizando las herramientas más convenientes para nuestro centro.
- Recaba información de tus clientes de forma constante. Todo centro que pretenda estar a la vanguardia tanto educativa como empresarial debe tener la mentalidad de estar en constante mejora y formación. Una técnica que nos ayuda a ello es la obtención de información de nuestros clientes. Ellos son los que deben estar completamente satisfechos con los servicios que les ofrecemos, siendo de gran utilidad la realización de encuestas de satisfacción a todos nuestros clientes, pues con ellas detectaremos nuestros puntos de mejora.
- Registra ordenadamente la información y documentación del centro. Puede parecer algo obvio y de sentido común, pero unido a determinados procesos y protocolos, la recopilación ordenada de esta información puede facilitar enormemente la implantación de sistemas de calidad en nuestros centros. Para llevar a cabo este registro se aconseja utilizar plataformas digitales que recopilen ordenadamente toda la información canalizada a través de ellas, tal como vimos en nuestro post sobre implantación de sistemas de calidad.
En resumen, para una adecuada gestión de nuestros centros hay que trabajar previa y concienzudamente para establecer la manera de proceder en los diferentes ámbitos de nuestro centro y, como ya hemos mencionado anteriormente, cuanta menos oportunidad le demos a la aleatoriedad mejor, y para ello, seamos metódicos. Para conseguir estos objetivos no hay mejor solución que MyEducAPP, plataforma digital que te permitirá implantar de forma rápida y sencilla todos estos consejos de gestión.
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