Es un hecho que la comunicación en cualquier tipo de centro, academia o escuela que imparta formación y/o educación, es uno de los pilares fundamentales para que todo fluya correctamente en su día a día. Importante por un lado por la perspectiva empresarial pero aún lo es más por la vertiente educativa del centro. En definitiva, la comunicación en nuestro centro es de vital importancia y por ello hay que cuidarla tanto de cara a nuestro equipo como de cara a nuestros clientes, tal como vimos en uno de nuestros posts anteriores.
Para tener un sistema de comunicación efectivo y de calidad en nuestro centro, una herramienta imprescindible es el mapa de procesos sobre dicho sistema, pues este va a determinar la manera de proceder de todo nuestro equipo en lo referente a la comunicación.
Un mapa de procesos es una representación gráfica de los procedimientos que lleva a cabo una organización. Se trata de un diagrama de valor o inventario gráfico de los procesos que proporciona una perspectiva global-local de la empresa, obligando a posicionar cada proceso respecto a la cadena de valor. Condensan de forma visual todos los procesos y subprocesos de la empresa y la interrelación existente entre los mismos.
Estos tienen una gran utilidad dentro del seno de la empresa. Entre los beneficios de los mapas de procesos destacamos los siguientes dentro del contexto de este proyecto:
- Mayor capacidad de adaptación y flexibilidad ante nuevos retos.
- Incremento de la eficacia y coordinación de todos los departamentos y trabajadores.
- Mayor comunicación en el seno de la organización.
- Mejoras en la productividad y resultados de la empresa.
El mapa que mostramos a continuación muestra la manera en la que cualquier centro debería proceder tras la implantación de los productos MyEducAPP para gestionar la comunicación integral del centro, existiendo un eje temporal de acción que va de la parte izquierda a la derecha del mapa.
Mapa de procesos comunicativos MyEducAPP
Como se ha mencionado anteriormente, este mapa de procesos se articula bajo un eje temporal, lo que significa que los bloques de procesos que se encuentran en la parte izquierda del eje horizontal del mapa son aquellos que deben realizarse previamente para poder ejecutar los que les suceden por la parte derecha. Del mismo modo, contemplamos bloques que se suceden de forma transversal a lo largo de todo el proceso comunicativo del centro.
Si observamos la leyenda cromática del mapa, apreciamos la existencia de cuatro grandes “megaprocesos» dentro de las actividades de comunicación del centro. Cada uno de estos grupos depende de los demás en medida de su ubicación dentro del mapa por ello, la explicación de cada uno de ellos se realizará bajo esta premisa.
Actividades de funcionamiento interno
Este primer bloque de actividades es el que sirve para articular todo el sistema de comunicación a través de la plataforma de MyEducAPP. Básicamente este bloque de funcionamiento interno engloba todas las actividades de registro y control del personal, del alumnado y de los cursos del centro. Tras el registro de usuarios y cursos, el sistema de comunicación estará listo para entrar en pleno funcionamiento a todos los niveles, es decir, el resto de bloques ya podrán ser ejecutados.
Actividad docente
Dentro de este bloque de actividades encontramos todo lo relacionado con la comunicación que en el centro puede darse dentro de sus aulas. En primer lugar, encontramos lo relacionado con la planificación de las sesiones y lo que ello conlleva: agenda del curso con la notificación automatizada de eventos y cambios realizados en el centro; creación, envío y cumplimentación de actividades en formato digital y la impartición de sesiones online y multimedia.
En segundo lugar, encontramos todo lo relacionado con la gestión y control del alumnado: inscripción de alumnado y controles de asistencia. Y en tercer y último lugar, el subproceso de comunicación con alumnado y familia: comunicación directa y envío de encuestas, certificados y demás documentos en formato digital.
Actividades de comunicación (Marketing digital)
Dentro de las actividades de marketing encontramos dos secciones de actividades. La primera de ellas consta de la publicidad y promoción de los servicios del centro. A partir de la plataforma de MyEducAPP, se pueden enviar de forma rápida, automática y segmentada cualquier publicidad recurrente o promociones de temporada.
La segunda parte de este bloque de procesos nos muestra el funcionamiento de la Tienda Virtual de MyEducAPP. En ella podemos hacer que comercios locales se publiciten en nuestra plataforma, así como ofrecer servicios educativos online, obteniendo ingresos por ello, ya sea por la venta de licencias a los comerciantes o por comisiones de los servicios docentes ofrecidos.
Actividades de calidad educativa
El cuarto y último bloque está formado por actividades que las plataformas MyEducAPP realizan de forma automática para facilitar la implantación de sistemas de calidad educativa en el centro. Las actividades que la plataforma realiza son los registros de todas las comunicaciones e interacciones producidas en la plataforma, unidos a la recopilación ordenada y la elaboración de análisis de datos. De esta forma, el control que se obtiene sobre la actividad del centro es pleno y la recopilación ordenada de datos facilitará en gran medida la implantación de sistemas de calidad educativa.
En definitiva, si el personal del centro tiene claro el funcionamiento procedimental de su nuevo sistema de comunicación, y se establecen los protocolos de actuación y de comunicación definidos, el centro terminará consiguiendo los numerosos beneficios que aportan los productos MyEducAPP.
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